Lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp hiện đại - Phân tích giữa giải pháp tùy chỉnh, thuê bao và có sẵn

Trong kỷ nguyên số, vai trò của phần mềm trong doanh nghiệp đã có một sự chuyển dịch mang tính nền tảng. Vượt qua chức năng là một công cụ hỗ trợ vận hành đơn thuần, phần mềm ngày nay đã trở thành một tài sản chiến lược, một yếu tố cốt lõi có khả năng định hình và quyết định lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Sự thay đổi này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có một cách tiếp cận tinh vi và chiến lược hơn trong việc lựa chọn, triển khai và quản lý công nghệ. Các giải pháp "một kích cỡ cho tất cả" (one-size-fits-all) từng phổ biến trước đây đang dần bộc lộ những hạn chế, không còn đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng phức tạp và đặc thù của doanh nghiệp hiện đại. Báo cáo này sẽ cung cấp một phân tích toàn diện về ba mô hình cung cấp phần mềm chính, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và phù hợp nhất với tầm nhìn chiến lược của mình.  

Phân loại và định nghĩa các mô hình phần mềm

Để xây dựng một nền tảng phân tích vững chắc, việc định nghĩa rõ ràng các mô hình phần mềm là điều cần thiết.

Phần mềm có sẵn (Off-the-Shelf / On-Premise)

Đây là mô hình truyền thống, trong đó doanh nghiệp mua giấy phép sử dụng vĩnh viễn và cài đặt phần mềm trực tiếp trên hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) của mình, chẳng hạn như máy chủ tại chỗ (on-premise). Các ví dụ điển hình bao gồm các phiên bản Microsoft Office được bán dưới dạng đĩa CD hoặc các phần mềm kế toán, quản lý kho được cài đặt trên từng máy tính riêng lẻ. Về bản chất, doanh nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm trong việc đầu tư, quản lý, bảo trì và nâng cấp cả phần cứng lẫn phần mềm. Mô hình này có thể được ví như việc "mua đứt một ngôi nhà", nơi chủ sở hữu có toàn quyền kiểm soát nhưng cũng gánh vác mọi trách nhiệm liên quan.  

Phần mềm dạng dịch vụ (SaaS - Software as a Service)

SaaS là một mô hình phân phối phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Thay vì mua và cài đặt, người dùng truy cập và sử dụng ứng dụng thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, đồng thời trả một khoản phí thuê bao định kỳ (thường là hàng tháng hoặc hàng năm). Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc lưu trữ dữ liệu, quản lý hạ tầng, bảo trì hệ thống và cập nhật phần mềm. Doanh nghiệp trong mô hình này đóng vai trò là người "thuê" quyền sử dụng phần mềm, tương tự như việc "đi xe buýt" mà không cần phải mua xe và lo lắng về bảo dưỡng, hoặc "thuê một căn hộ" với đầy đủ tiện ích. Các ví dụ phổ biến của SaaS bao gồm Salesforce, Google Workspace, và Microsoft 365.  

Phần mềm theo yêu cầu (Custom / Bespoke Software)

Đây là phần mềm được thiết kế, xây dựng và phát triển từ đầu để đáp ứng chính xác các yêu cầu, quy trình vận hành và nhu cầu đặc thù của một tổ chức duy nhất. Với mô hình này, doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn mã nguồn và các quyền sở hữu trí tuệ liên quan. Về bản chất, đây là một khoản đầu tư chiến lược nhằm tạo ra một công cụ độc quyền, một lợi thế cạnh tranh không có sẵn trên thị trường đại chúng.  

Sự phát triển của công nghệ đám mây đã làm mờ đi ranh giới giữa các mô hình này. Ban đầu, "phần mềm có sẵn" (Off-the-Shelf) gần như đồng nghĩa với "cài đặt tại chỗ" (On-premise). Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp phần mềm có sẵn truyền thống đã chuyển đổi sản phẩm của họ sang mô hình phân phối SaaS, ví dụ như Adobe Creative Suite trở thành Adobe Creative Cloud. Do đó, một sản phẩm có thể vừa là "Off-the-Shelf" (được tiêu chuẩn hóa cho thị trường đại chúng) vừa là "SaaS" (được phân phối qua đám mây theo hình thức thuê bao). Điều này cho thấy yếu tố phân định quan trọng nhất trong việc ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp hiện nay không còn nằm ở phương thức phân phối (đám mây hay tại chỗ) mà là ở mức độ sở hữu và khả năng tùy chỉnh. Cuộc tranh luận thực sự là giữa việc "thuê một giải pháp tiêu chuẩn", "mua và tự quản lý một giải pháp tiêu chuẩn", và "xây dựng và sở hữu một giải pháp độc nhất".  

 Động lực chuyển đổi - Khi nào doanh nghiệp cần vượt ra ngoài giải pháp có sẵn?

Việc lựa chọn một giải pháp phần mềm không phù hợp có thể kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Các giải pháp có sẵn, mặc dù tiện lợi và chi phí ban đầu thấp, thường bộc lộ những hạn chế cố hữu khi doanh nghiệp phát triển và quy trình trở nên phức tạp hơn.

Hạn chế cố hữu của phần mềm đóng gói

Các giải pháp phần mềm có sẵn, bao gồm cả SaaS và On-premise, được thiết kế để phục vụ cho một thị trường rộng lớn. Do đó, chúng được xây dựng dựa trên các quy trình chung và các tính năng tiêu chuẩn hóa. Hạn chế lớn nhất của cách tiếp cận này là chúng hiếm khi phù hợp hoàn hảo với quy trình hoạt động riêng biệt của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với tình trạng phần mềm chứa nhiều tính năng thừa không bao giờ sử dụng đến, trong khi lại thiếu những chức năng quan trọng cần thiết cho hoạt động cốt lõi. Điều này dẫn đến một hệ quả tiêu cực: thay vì phần mềm phải thích ứng với doanh nghiệp, doanh nghiệp lại buộc phải thay đổi quy trình làm việc của mình để phù hợp với những giới hạn của phần mềm, gây ra sự thiếu hiệu quả và các giải pháp tình thế tốn kém.  

Các nhu cầu kinh doanh đặc thù thúc đẩy sự thay đổi

Khi những hạn chế trên trở thành rào cản cho sự tăng trưởng, doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế. Động lực này thường xuất phát từ các nhu cầu kinh doanh đặc thù sau:

• Quy trình vận hành độc nhất và phức tạp (Unique Workflows): Đối với nhiều công ty, quy trình vận hành không chỉ là cách thức làm việc mà còn là yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh. Việc ép buộc một quy trình độc đáo vào khuôn mẫu của một phần mềm có sẵn có thể làm giảm hiệu quả và triệt tiêu sự khác biệt đó. Ví dụ, một công ty logistics với thuật toán tối ưu hóa lộ trình độc quyền, một tổ chức tài chính với quy trình thẩm định rủi ro riêng biệt, hay một doanh nghiệp sản xuất với chuỗi cung ứng phức tạp đều cần những giải pháp được "may đo" chính xác.  

• Yêu cầu tích hợp sâu (Complex Integration): Các doanh nghiệp hiện đại vận hành trên một hệ sinh thái gồm nhiều ứng dụng khác nhau như CRM, ERP, kế toán, và marketing. Các phần mềm có sẵn có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp liền mạch với nhau, tạo ra các "ốc đảo dữ liệu" (data silos), gây ra sự thiếu nhất quán và đòi hỏi các quy trình nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại, tốn thời gian và dễ sai sót. Một phần mềm được phát triển theo yêu cầu có thể được xây dựng với các giao diện lập trình ứng dụng (API) mở, đảm bảo kết nối hoàn hảo và luồng dữ liệu thông suốt trong toàn bộ hệ thống.  

• Nhu cầu về khả năng mở rộng không giới hạn (Scalability): Khi doanh nghiệp phát triển nhanh chóng về quy mô nhân sự hoặc khối lượng giao dịch, các giải pháp SaaS có thể trở nên rất tốn kém do chi phí thường được tính trên mỗi người dùng. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể bị giới hạn về chức năng hoặc hiệu suất ở các gói dịch vụ thấp và buộc phải nâng cấp lên các gói đắt đỏ hơn chỉ để có được một vài tính năng cần thiết. Phần mềm theo yêu cầu được thiết kế với tầm nhìn dài hạn, có khả năng phát triển và mở rộng song song với doanh nghiệp mà không bị ràng buộc bởi các giới hạn của nhà cung cấp.  

• Yêu cầu bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt (Security & Compliance): Các ngành như y tế (tuân thủ HIPAA), tài chính (tuân thủ PCI-DSS), và chính phủ có các quy định về bảo mật và quản lý dữ liệu cực kỳ khắt khe. Các giải pháp phần mềm chung chung khó có thể đáp ứng đầy đủ và linh hoạt các yêu cầu tuân thủ này. Phần mềm theo yêu cầu cho phép doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát cơ sở hạ tầng bảo mật, mã hóa dữ liệu và các quy trình kiểm soát truy cập, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quy định của ngành.  

• Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững (Competitive Advantage): Đây là động lực chiến lược quan trọng nhất. Việc sở hữu một phần mềm độc quyền, được tối ưu hóa hoàn hảo cho mô hình kinh doanh của mình, chính là một lợi thế cạnh tranh mà đối thủ không thể dễ dàng sao chép. Trong trường hợp này, phần mềm không chỉ là một công cụ, mà nó trở thành một phần không thể tách rời của tài sản trí tuệ (Intellectual Property - IP) và chiến lược kinh doanh của công ty.  

Những nhu cầu này cho thấy việc lựa chọn phần mềm đã vượt ra khỏi phạm vi của một quyết định CNTT đơn thuần. Nó đã trở thành một quyết định chiến lược kinh doanh. Câu hỏi mà các nhà lãnh đạo cần đặt ra không chỉ là "Phần mềm này có những tính năng gì?" mà phải là "Phần mềm này giúp chúng ta giành chiến thắng trên thị trường như thế nào?". Khi một doanh nghiệp nhận ra rằng công nghệ là một phần cốt lõi trong mô hình kinh doanh của họ, việc sử dụng một công cụ mà mọi đối thủ đều có thể mua được sẽ trở thành một rủi ro chiến lược. Do đó, sự chuyển dịch từ việc sử dụng phần mềm có sẵn sang phát triển phần mềm theo yêu cầu thường là một dấu hiệu cho thấy sự trưởng thành của doanh nghiệp, khi họ nhận ra công nghệ không chỉ là một khoản chi phí vận hành mà là một động lực mạnh mẽ cho tăng trưởng và sự khác biệt hóa.

 Phân tích so sánh toàn diện các mô hình phần mềm

Để đưa ra quyết định chiến lược, các nhà lãnh đạo cần có một cái nhìn đối chiếu trực tiếp về ưu và nhược điểm của từng mô hình trên các khía cạnh quan trọng nhất.

Bảng 1: So sánh tổng quan các mô hình phần mềm

Cấu trúc chi phí và tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO)

Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất, nhưng việc chỉ nhìn vào chi phí ban đầu có thể dẫn đến những quyết định sai lầm.

• Phần mềm Có sẵn (On-premise): Mô hình này đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu rất lớn, bao gồm chi phí mua bản quyền phần mềm, đầu tư vào phần cứng (máy chủ, hạ tầng mạng), và chi phí triển khai. Chi phí này có thể cao gấp 10 đến 20 lần so với chi phí ban đầu của SaaS. Ngoài ra, doanh nghiệp phải chịu chi phí bảo trì hàng năm, thường chiếm khoảng 22-25% giá trị hợp đồng ban đầu để nhận được các bản cập nhật và hỗ trợ. 

• SaaS: Lợi thế lớn nhất của SaaS là chi phí ban đầu thấp, loại bỏ gánh nặng đầu tư vào hạ tầng. Doanh nghiệp chỉ phải trả một khoản phí thuê bao định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm), thường dựa trên số lượng người dùng hoặc gói tính năng. Điều này giúp việc dự toán ngân sách trở nên dễ dàng và dễ đoán hơn.  

• Phần mềm Theo Yêu cầu: Mô hình này có chi phí ban đầu cao nhất, vì doanh nghiệp phải chi trả cho toàn bộ quá trình nghiên cứu, thiết kế, phát triển, và kiểm thử sản phẩm. Chi phí có thể dao động từ vài chục nghìn đến hàng trăm nghìn đô la hoặc hơn. Tuy nhiên, sau khi triển khai, doanh nghiệp không phải trả phí bản quyền định kỳ. Chi phí dài hạn chủ yếu là chi phí bảo trì và nâng cấp, ước tính khoảng 15-25% chi phí phát triển ban đầu mỗi năm.  

Để trực quan hóa sự khác biệt này, hãy xem xét một kịch bản giả định về Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong 5 năm cho một công ty có 50 nhân viên và tốc độ tăng trưởng nhân sự là 20% mỗi năm.

Bảng 2: Phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO) - Kịch bản 5 năm (Đơn vị: USD)

Lưu ý: Các con số trên là ước tính dựa trên các nguồn dữ liệu và chỉ mang tính chất minh họa. TCO thực tế sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp, độ phức tạp của dự án và quy mô doanh nghiệp. Phân tích này cũng chưa bao gồm các chi phí ẩn như chi phí đào tạo, chi phí tích hợp, hoặc chi phí cơ hội do năng suất giảm sút khi dùng phần mềm không phù hợp.  

Phân tích TCO cho thấy, mặc dù SaaS có chi phí ban đầu hấp dẫn, chi phí tích lũy có thể vượt qua cả phần mềm theo yêu cầu trong dài hạn, đặc biệt với các công ty tăng trưởng nhanh. Phần mềm On-premise có thể có TCO thấp hơn nếu quy mô nhân sự không đổi, nhưng không tính đến chi phí nâng cấp phần cứng và rủi ro lỗi thời. Phần mềm theo yêu cầu, dù đắt đỏ lúc đầu, lại có chi phí vận hành ổn định và có thể mang lại ROI tốt hơn thông qua việc tăng hiệu quả hoạt động.  

Mức độ tùy chỉnh và linh hoạt

• Theo Yêu cầu: Cung cấp mức độ tùy chỉnh tuyệt đối. Phần mềm được xây dựng để phản ánh chính xác quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, thay vì buộc doanh nghiệp phải thay đổi.  

• SaaS & Có sẵn: Khả năng tùy chỉnh rất hạn chế. Người dùng chỉ có thể cấu hình các tùy chọn mà nhà cung cấp đã xây dựng sẵn. Mọi yêu cầu thay đổi về tính năng cốt lõi đều không khả thi.  

Thời gian triển khai và tích hợp

• SaaS & Có sẵn: Có thể triển khai và đưa vào sử dụng rất nhanh chóng, đôi khi chỉ trong vài giờ hoặc vài ngày, vì sản phẩm đã được phát triển hoàn chỉnh   

• Theo Yêu cầu: Quá trình này đòi hỏi nhiều thời gian, từ việc thu thập yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử cho đến triển khai. Một dự án có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn một năm.  

Bảo trì, hỗ trợ và vòng đời sản phẩm

• SaaS: Nhà cung cấp chịu hoàn toàn trách nhiệm bảo trì, vá lỗi bảo mật và nâng cấp tính năng. Các bản cập nhật được triển khai tự động, đảm bảo người dùng luôn có phiên bản mới nhất mà không tốn thêm chi phí hay công sức.  

• Có sẵn (On-premise): Doanh nghiệp phải tự mình quản lý việc cài đặt các bản vá và nâng cấp. Hỗ trợ cho các phiên bản cũ có thể bị ngừng, buộc doanh nghiệp phải trả tiền để nâng cấp lên phiên bản mới.  

• Theo Yêu cầu: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo trì và nâng cấp, có thể tự thực hiện bởi đội ngũ nội bộ hoặc thuê lại đối tác phát triển. Điều này đòi hỏi chi phí và nguồn lực, nhưng đổi lại, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát lộ trình và thời điểm cập nhật, tránh những thay đổi không mong muốn từ nhà cung cấp.  

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu

• SaaS: Dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp. Mặc dù các nhà cung cấp lớn đầu tư rất mạnh vào các biện pháp bảo mật và thường có các chứng chỉ an ninh quốc tế , doanh nghiệp vẫn mất đi một phần quyền kiểm soát trực tiếp và phải đặt niềm tin vào một bên thứ ba.  

• Có sẵn (On-premise) & Theo Yêu cầu: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu và hạ tầng bảo mật của mình. Điều này có thể mang lại mức độ bảo mật cao hơn, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực và nguồn lực CNTT đủ mạnh để quản lý hiệu quả.  

Quyền sở hữu trí tuệ và dữ liệu

• SaaS & Có sẵn: Doanh nghiệp chỉ mua hoặc thuê "quyền sử dụng" phần mềm. Toàn bộ mã nguồn và quyền sở hữu trí tuệ thuộc về nhà cung cấp. Dữ liệu kinh doanh thường thuộc về doanh nghiệp, nhưng việc trích xuất và di chuyển toàn bộ dữ liệu sang một nền tảng khác khi muốn đổi nhà cung cấp có thể rất phức tạp và tốn kém, tạo ra rủi ro "khóa chân bởi nhà cung cấp" (vendor lock-in).  

• Theo Yêu cầu: Doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn mã nguồn và tài sản trí tuệ liên quan. Đây là một tài sản có giá trị của công ty, có thể được định giá và thậm chí đăng ký bản quyền tác giả tại Việt Nam. Doanh nghiệp cũng có toàn quyền kiểm soát và truy cập vào dữ liệu của mình mà không bị phụ thuộc.  

Toàn bộ phân tích trên có thể quy về một sự đánh đổi chiến lược cốt lõi: Kiểm soát và Tiện lợi. Các giải pháp SaaS và có sẵn mang lại sự tiện lợi tối đa—triển khai nhanh, chi phí ban đầu thấp, không cần lo lắng về hạ tầng hay bảo trì. Tuy nhiên, cái giá phải trả cho sự tiện lợi này là việc mất đi quyền kiểm soát về khả năng tùy chỉnh, lộ trình phát triển sản phẩm, chi phí dài hạn và đôi khi là cả dữ liệu. Ngược lại, phần mềm theo yêu cầu mang lại quyền kiểm soát tuyệt đối trên mọi khía cạnh, nhưng đòi hỏi một sự đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc và trách nhiệm quản lý. Do đó, quyết định lựa chọn mô hình phần mềm thực chất là quyết định xem doanh nghiệp ưu tiên "sự tiện lợi để tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác" hay "quyền kiểm soát công nghệ như một năng lực cạnh tranh cốt lõi".

 Lợi thế chiến lược của phần mềm theo yêu cầu

Đầu tư vào phần mềm theo yêu cầu không chỉ là giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn là một động thái chiến lược mang lại lợi ích dài hạn. Mặc dù chi phí ban đầu cao, lợi tức đầu tư (ROI) thường rất hấp dẫn. Hiệu quả hoạt động tăng vọt nhờ tự động hóa các tác vụ thủ công và tối ưu hóa các quy trình đặc thù có thể mang lại ROI cao hơn trong vòng 2-3 năm. Các nghiên cứu điển hình đã chỉ ra rằng việc triển khai phần mềm tùy chỉnh có thể giúp giảm tới 60% thời gian dành cho quản lý khóa học, và giảm 50% chu kỳ xử lý yêu cầu bồi thường.  

Quan trọng hơn, phần mềm theo yêu cầu không phải là một khoản chi phí mà là việc xây dựng một tài sản trí tuệ. Mã nguồn của phần mềm là tài sản thuộc sở hữu của công ty, có thể được định giá và làm tăng giá trị của doanh nghiệp trong các vòng gọi vốn hoặc các thương vụ sáp nhập và mua lại (M&A). Nó mang lại một lợi thế cạnh tranh bền vững vì đối thủ không thể mua hay sao chép được công cụ độc quyền này.  

Sức mạnh của mô hình thuê bao (SaaS)

Mô hình SaaS đã dân chủ hóa công nghệ, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và các công ty khởi nghiệp (startups) tiếp cận những công cụ phần mềm mạnh mẽ mà trước đây chỉ các tập đoàn lớn mới có thể chi trả. Bằng cách loại bỏ rào cản về chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu, SaaS giúp các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh sòng phẳng hơn trên thị trường.  

SaaS cũng là động lực chính thúc đẩy các mô hình làm việc hiện đại như làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid work). Khả năng truy cập ứng dụng từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào chỉ với một kết nối internet đã mang lại sự linh hoạt chưa từng có cho người lao động và doanh nghiệp.  

Ngoài ra, một trong những sức mạnh lớn nhất của SaaS nằm ở hệ sinh thái API (Giao diện lập trình ứng dụng) phong phú. Hầu hết các ứng dụng SaaS hiện đại đều được thiết kế với các API mở, cho phép chúng dễ dàng kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau. Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái công nghệ linh hoạt bằng cách kết hợp các giải pháp SaaS tốt nhất cho từng chức năng cụ thể (best-of-breed), thay vì bị trói buộc vào một hệ thống đơn lẻ.  

Con đường trung gian - Nền tảng low-code/no-code

Trong bối cảnh doanh nghiệp tìm kiếm sự cân bằng giữa khả năng tùy chỉnh của phần mềm theo yêu cầu và tốc độ triển khai của SaaS, một giải pháp trung gian đã nổi lên: nền tảng Low-code/No-code. Đây là những công cụ cho phép người dùng, ngay cả những người không có chuyên môn sâu về lập trình (còn gọi là "citizen developers"), có thể tự xây dựng các ứng dụng và tự động hóa quy trình thông qua giao diện đồ họa kéo-thả trực quan.  

Các nền tảng này giúp tăng tốc đáng kể thời gian phát triển, giảm chi phí và trao quyền tự chủ cho các phòng ban nghiệp vụ để họ có thể tự tạo ra các công cụ giải quyết vấn đề của riêng mình mà không cần phụ thuộc vào bộ phận CNTT. Tuy nhiên, chúng cũng có những hạn chế. Khả năng tùy chỉnh và mở rộng vẫn bị giới hạn trong khuôn khổ của nền tảng, và doanh nghiệp có nguy cơ bị "khóa chân" bởi nhà cung cấp (vendor lock-in). Các vấn đề về bảo mật và quản trị cũng có thể phát sinh nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Mặc dù vậy, xu hướng này đang phát triển mạnh mẽ, và Gartner dự đoán rằng đến năm 2025, 70% các ứng dụng doanh nghiệp mới sẽ được phát triển bằng công nghệ Low-code/No-code.  

Viễn cảnh tương lai - Tác động của trí tuệ nhân tạo (AI)

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang định hình lại tương lai của cả hai mô hình phần mềm, làm thay đổi cán cân trong cuộc tranh luận "xây dựng hay mua".

• AI trong SaaS: Các nhà cung cấp SaaS đang tích hợp AI ngày càng sâu vào sản phẩm của họ để mang lại giá trị gia tăng. AI được sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm người dùng ở mức độ cao, cung cấp các đề xuất sản phẩm thông minh, và tạo ra nội dung marketing riêng cho từng khách hàng. Các công cụ phân tích dự báo (predictive analytics) dựa trên AI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn, trong khi các chatbot thông minh và tự động hóa quy trình giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.  

• AI trong Phát triển Phần mềm Theo Yêu cầu: Sự trỗi dậy của AI tạo sinh (Generative AI) và các công cụ hỗ trợ lập trình (GenAI coding assistants hay TuringBots) đang cách mạng hóa quá trình phát triển phần mềm tùy chỉnh. Các công cụ này có thể tự động viết các đoạn mã, tìm và sửa lỗi, và tối ưu hóa hiệu suất, giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí phát triển. Forrester dự đoán rằng 49% lập trình viên đã hoặc sẽ sớm sử dụng các công cụ này trong công việc hàng ngày. Điều này có tiềm năng làm giảm rào cản về chi phí và thời gian của phần mềm theo yêu cầu, khiến nó trở thành một lựa chọn khả thi cho nhiều doanh nghiệp hơn trong tương lai.  

Những xu hướng này cho thấy tương lai của phần mềm doanh nghiệp không phải là một lựa chọn độc tôn giữa các mô hình, mà là một chiến lược "lai ghép" (hybrid). AI và Low-code đang làm mờ đi ranh giới truyền thống. Doanh nghiệp có thể đạt được mức độ tùy chỉnh cao hơn mà không cần đến khoản đầu tư khổng lồ như trước đây. Thay vì lựa chọn một trong ba, các doanh nghiệp thông thái sẽ xây dựng một hệ sinh thái công nghệ đa dạng: sử dụng các giải pháp SaaS hiệu quả cho các chức năng tiêu chuẩn, tận dụng nền tảng Low-code để nhanh chóng xây dựng các công cụ nội bộ, và đầu tư chiến lược vào phần mềm theo yêu cầu (với sự hỗ trợ của AI) cho những quy trình cốt lõi tạo ra lợi thế cạnh tranh độc nhất.

Khuôn khổ hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Việc lựa chọn mô hình phần mềm phù hợp đòi hỏi một sự phân tích cẩn trọng về bối cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp. Không có một câu trả lời đúng cho tất cả, chỉ có câu trả lời phù hợp nhất.

Ma trận ra quyết định

Để hệ thống hóa quá trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng ma trận ra quyết định dựa trên hai yếu tố chính: mức độ quan trọng chiến lược của quy trình và mức độ độc nhất của quy trình đó.

• Góc phần tư 1: Tiêu chuẩn & Không chiến lược (Mức độ độc nhất thấp, Tầm quan trọng chiến lược thấp): Bao gồm các quy trình vận hành cơ bản, tiêu chuẩn hóa như email, quản lý lịch làm việc, chấm công.

  • Khuyến nghị: Sử dụng các giải pháp SaaS chi phí thấp, hiệu quả và dễ triển khai.

• Góc phần tư 2: Tiêu chuẩn & Chiến lược (Mức độ độc nhất thấp, Tầm quan trọng chiến lược cao): Bao gồm các quy trình quan trọng nhưng đã được tiêu chuẩn hóa cao trên thị trường như Kế toán, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Quản lý nguồn nhân lực (HRM).

  • Khuyến nghị: Lựa chọn các giải pháp SaaS hàng đầu thị trường (ví dụ: Salesforce, SAP, HubSpot) hoặc phần mềm On-premise từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo sự ổn định và tuân thủ các thông lệ tốt nhất.

• Góc phần tư 3: Độc nhất & Không chiến lược (Mức độ độc nhất cao, Tầm quan trọng chiến lược thấp): Bao gồm các công cụ nội bộ phục vụ các quy trình làm việc riêng biệt nhưng không ảnh hưởng trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh, ví dụ như một công cụ quản lý dự án nội bộ được tùy biến theo cách riêng.

  • Khuyến nghị: Đây là lĩnh vực lý tưởng để áp dụng các nền tảng Low-code/No-code, cho phép các phòng ban tự xây dựng giải pháp nhanh chóng mà không cần đầu tư lớn.

• Góc phần tư 4: Độc nhất & Chiến lược (Mức độ độc nhất cao, Tầm quan trọng chiến lược cao): Bao gồm các quy trình cốt lõi, độc quyền tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

  • Khuyến nghị: Đây là trường hợp bắt buộc phải đầu tư vào Phần mềm Theo Yêu cầu để bảo vệ tài sản trí tuệ, tối ưu hóa hiệu suất và tạo ra sự khác biệt bền vững.

Tư vấn theo quy mô doanh nghiệp

• Công ty khởi nghiệp (Startups): Với ngân sách và thời gian hạn hẹp, ưu tiên hàng đầu là tốc độ và hiệu quả chi phí. Các giải pháp SaaS là lựa chọn tối ưu, cho phép triển khai nhanh chóng, chi phí ban đầu thấp, và giúp đội ngũ tập trung nguồn lực vào việc phát triển sản phẩm và thâm nhập thị trường.  

• Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SMEs): Thường ở trong giai đoạn tăng trưởng, các SMEs bắt đầu cảm nhận rõ những hạn chế của các giải pháp có sẵn. Một chiến lược lai ghép được khuyến nghị: tiếp tục sử dụng SaaS cho các hoạt động chung như kế toán, nhân sự , đồng thời xem xét đầu tư vào  

  phần mềm theo yêu cầu cho các quy trình kinh doanh cốt lõi, hoặc sử dụng Low-code để tự động hóa các quy trình nhỏ lẻ nhằm tăng hiệu quả.  

• Doanh nghiệp Lớn (Enterprises): Với nguồn lực dồi dào và các quy trình vận hành phức tạp, các doanh nghiệp lớn thường xây dựng các hệ thống lõi (core systems) bằng phần mềm theo yêu cầu để đảm bảo quyền kiểm soát tuyệt đối, bảo mật cao và hiệu suất tối ưu. Họ thường sử dụng các giải pháp SaaS hàng đầu cho các phòng ban chức năng và tích hợp chúng một cách chặt chẽ vào hệ thống lõi đó.  

Tư vấn theo ngành nghề

• Tài chính, Y tế, Chính phủ: Các ngành này có yêu cầu về bảo mật, tuân thủ quy định và kiểm toán cực kỳ cao. Do đó, họ thường ưu tiên phần mềm theo yêu cầu hoặc các giải pháp SaaS chuyên ngành đã được chứng nhận và kiểm định nghiêm ngặt.  

• Bán lẻ & Thương mại điện tử: Ngành này đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng mở rộng nhanh chóng và khả năng tích hợp cao với nhiều kênh bán hàng và marketing. Hệ sinh thái SaaS trong lĩnh vực này rất phát triển và là lựa chọn phổ biến (ví dụ: Shopify, Salesforce Commerce Cloud).  

• Sản xuất & Logistics: Các quy trình quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho bãi, và lập kế hoạch sản xuất thường rất đặc thù và phức tạp. Phần mềm theo yêu cầu hoặc các hệ thống ERP được tùy chỉnh sâu là lựa chọn phổ biến để tối ưu hóa hiệu quả.  

Một điều quan trọng cần nhận thức là việc lựa chọn phần mềm không phải là một quyết định vĩnh viễn. Một startup có thể bắt đầu với SaaS, khi phát triển thành SME có thể xây dựng một vài module tùy chỉnh bằng Low-code, và khi trở thành một doanh nghiệp lớn có thể quyết định thay thế hệ thống lõi bằng một giải pháp theo yêu cầu được xây dựng từ đầu. Chiến lược phần mềm phải linh hoạt và tiến hóa song song với vòng đời và sự phát triển của doanh nghiệp.

Kết luận chiến lược và khuyến nghị cuối cùng

Việc lựa chọn giữa phần mềm theo yêu cầu, phần mềm thuê bao (SaaS) và phần mềm có sẵn (On-premise) là một quyết định chiến lược phức tạp, xoay quanh sự đánh đổi cốt lõi giữa Kiểm soát và Tiện lợi. Các giải pháp SaaS và có sẵn mang lại sự tiện lợi, tốc độ và chi phí ban đầu thấp, trong khi phần mềm theo yêu cầu cung cấp quyền kiểm soát tuyệt đối, khả năng tùy chỉnh vô hạn và tiềm năng tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, các doanh nghiệp được khuyến nghị thực hiện theo một quy trình có hệ thống:

1. Bắt đầu từ Chiến lược, không phải Công nghệ: Trước tiên, hãy phân tích sâu sắc các quy trình kinh doanh, xác định đâu là những hoạt động cốt lõi tạo ra giá trị và sự khác biệt cho doanh nghiệp. Quyết định về phần mềm phải bắt nguồn từ nhu cầu và chiến lược kinh doanh, không phải từ các tính năng hấp dẫn của một sản phẩm công nghệ nào đó.  

2. Áp dụng Khuôn khổ Ra quyết định: Sử dụng ma trận "Tầm quan trọng chiến lược vs. Mức độ độc nhất" để kiểm kê và phân loại các quy trình hiện tại. Điều này sẽ giúp xác định mô hình phần mềm phù hợp cho từng lĩnh vực hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp.

3. Theo đuổi Cách tiếp cận Lai ghép và Theo Giai đoạn: Hiếm có doanh nghiệp nào chỉ cần một loại phần mềm duy nhất. Một chiến lược thông minh là xây dựng một hệ sinh thái công nghệ lai ghép, kết hợp sức mạnh của các mô hình khác nhau. Hãy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược phần mềm của mình khi doanh nghiệp phát triển qua các giai đoạn khác nhau.

Cuối cùng, điều quan trọng nhất là thay đổi tư duy: hãy xem việc đầu tư vào phần mềm không phải là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư vào hiệu suất, khả năng mở rộng và lợi thế cạnh tranh trong tương lai của doanh nghiệp. Một lựa chọn phần mềm đúng đắn sẽ trở thành động lực tăng trưởng mạnh mẽ, trong khi một lựa chọn sai lầm có thể trở thành gánh nặng kìm hãm sự phát triển và đổi mới.